Graphic Recording oder Eventfotografie – welche Dokumentationsform bringt mehr?
Auch dieses Bild wurde von einer Eventfotografin erstellt.
Wer eine Veranstaltung plant, muss hinsichtlich der externen Dienstleister genau abgewägte Entscheidungen treffen. Wenn das Budget begrenzt ist, kann es sein, dass man zwischen Eventfotografie und Graphic Recording priorisieren muss. Beide Methoden dokumentieren Veranstaltungen visuell. Aber welche sollte man im Zweifelsfall vorziehen?
In diesem Text gehe ich genauer darauf ein, was wann sinnvoll ist und für welche Eventtypen welche Lösung meiner Erfahrung nach langfristig mehr Mehrwert bringt. Und vor allem: Wie Sie vermeiden, dass Ihre Veranstaltung nach wenigen Wochen in Vergessenheit gerät. Zuerst möchte ich aber mit einer Erkenntnis beginnen, die mir nach vielen Jahren der Live-Visualisierung immer öfter deutlich wird:
Graphic Recording und Eventfotografie haben vieles gemeinsam!
Bilder wirken emotional und direkt
Visuelle Inhalte werden schneller verarbeitet als Text und man erinnert sich besser daran. Ob gezeichnet oder fotografiert, Bilder erzeugen Aufmerksamkeit, Nähe und Identifikation und haben etwas, woran sich Ihr Publikum “festhalten” kann.
Veranstaltungen werden im Nachgang greifbar
Wenn es nach der Veranstaltung Dokumentationsmaterial in Bildform gibt, lässt sich das Event besser rekonstruieren. Nach dem Motto: Pics or it didn’t hapen.
Subjektive Perspektive eines externen Dienstleisters
Sowohl Fotograf:innen als auch Graphic Recorder:innen filtern Inhalte durch ihre Wahrnehmung. Diese Perspektive interpretiert das Geschehen nochmal neu von außen, was oft wertvolle Erkenntnisse ermöglicht. Oft wird mir z. B. gespiegelt, dass die Präsentation, die ich am Ende halte, neue Perspektiven aufgemacht hat.
Weiterverwendung für Marketing & Kommunikation
Bilder lassen sich hinterher vielfätig nutzen für, z. B. für die Website, Newsletter, auf Social Media wie Instagram oder Linkedin, bei Präsentationen (z. B. auf der nächsten Konferenz), interne Kommunikation und für Pressearbeit (z. B. habe ich schon öfter meine Grafiken an Zeitungen oder Mitarbeitermagazine weitergegeben).
Doch natürlich handelt es sich dennoch um sehr verschiedene Arten der Darstellung.
Eventfotografie verewigt Atmosphäre und Ästhetik
Vorteile der Eventfotografie
Etabliertes Format
Eventfotografie existiert seit Jahrzehnten (oder sogar schon Jahrhunderten!). Für Fördermittelgeber oder interne Budgets ist sie oft einfacher zu begründen, da sie als “Standard” gilt. Eine hochkarätige Veranstaltung ohne Fotograf:in kann man sich heutzutage eigentlich nicht mehr vorstellen. Daher treffe ich meistens, wenn ich gebucht werde, auch jemanden aus dem Bereich Fotografie oder sogar Videografie an.
Atmosphäre wird eingefangen
Fotografie transportiert vor allem die Stimmung und den ästhetischen Stil eines Events. Besonders bei Festivals (z. B. dem Machn Festival), Preisverleihungen, Firmenjubiläen, Netzwerkveranstaltungen oder Produktpräsentationen (z. B. Leipziger Buchmesse), da bei solchen Anlässen das Erlebnis im Vordergrund steht.
Teilnehmende sehen sich selbst
Schöne Portraits von sich selbst bekommt man nicht so oft, und Menschen teilen am liebsten Bilder, auf denen sie auch selbst erscheinen – das steigert die Reichweite in sozialen Netzwerken, z. B. auf Linkedin. Wenn bei einer Veranstaltung noch dazu Ausstellungsstücke, Produkte oder wissenschaftliche Poster präsentiert werden, lassen sich diese mit Fotos ebenfalls gut darstellen.
Nachteile der Eventfotografie
Inhalte bleiben unsichtbar
Fotos können natürlich gut vermitteln, dass ein Event groß, gut besucht und ästhetisch hochwertig gestaltet war.
Aber welche Erkenntnisse wurden gewonnen? Welche Ideen sind entstanden? Um was ging’s wirklich?
Wenn nur fotografisch dokumentiert wird, können die (eigentlich zentralen) inhaltlichen Ergebnisse schnell verpuffen.
Eingriff in Persönlichkeitsrechte
Fotografie greift in die Persönlichkeitsrechte der Teilnehmenden ein, weswegen im Vorfeld umständliche Einwilligungen notwendig sind, und manche Personen fühlen sich dadurch auch beobachtet oder unwohl.
Vorwurf der Oberflächlichkeit
Ein Event kann durch Fotos repräsentativ wirken, selbst wenn inhaltlich wenig Substanz vorhanden war. Und das kann, besonders bei teuren Veranstaltung, später Kritik auf sich ziehen und den Verdacht, dass hier etwa (öffentliche) Gelder verschwendet wurden, um eine schicke Party zu feiern.
Graphic Recording macht Unsichtbares sichtbar
Vorteile von Graphic Recording
Kernbotschaften werden deutlich
Graphic Recording macht Zusammenhänge, Probleme, Visionen und Resultate nachvollziehbar. Je nach Arbeitsweise kann sogar kenntlich gemacht werden, wer welche Idee eingebracht hat. Dafür zeichne ich ein kleines Portrait der entsprechenden Person und ordne es dem Zitat zu.
Nachhaltige Dokumentation
Ein visuelles Gesamtbild kann als PDF verschickt werden, in Präsentationen wiederverwendet werden, Social-Media-Content liefern (dazu teile ich das Gesamtbild nachträglich in viele kleine Bilder auf), als Poster ausgedruckt werden und als Grundlage für Folgeworkshops oder Check-in-Point für wiederkehrende Events dienen.
Grundlage für die Diskussion
Teilnehmende können korrigieren, ergänzen oder priorisieren. Mich freut es immer sehr, wenn einzelne Personen mit ihren Anmerkungen auf mich zukommen. Das Recording wird dadurch ein lebendiges Dokument, das mit allen gemeinsam erarbeitet wird.
Eigenständiges Highlight im Event
Die Live-Visualisierung zieht Aufmerksamkeit auf sich und erweitert die Perspektive um eine visuelle Meta-Ebene. Die Vorstellung der Grafik am Ende ist oft das Highlight eines Events und ich schließe auf diese Art das Ganze nochmal positiv ab. So gehen die Teilnehmenden mit einem guten, aktivierten Gefühl aus der Veranstaltung.
Nachteile von Graphic Recording
Nicht jede Veranstaltung eignet sich
Unstrukturierte Events, künstlerische Performances (z. B. Theater- oder Musikeinlagen) oder reine Networking-Abende bieten nicht viel Substanz zur Visualisierung. Wenn man z. B. bei einem Jubiläum die Firmengeschichte zeigen möchte, macht es meiner Meinung nach mehr Sinn, das Ganze vorher gemeinsam als illustrierte Infografik zu erarbeiten, anstatt es als Live-Zeichnen zu konzipieren.
Höherer Aufwand
Graphic Recording erfordert ein Briefing und mehrere Absprachen, inhaltliche Recherche und konzeptionelle Vorbereitung, was mehrere Arbeitstage in Anspruch nimmt. Das kann es kostenintensiver machen als reine Fotografie.
Wann welches Format sinnvoller ist
Wie kann man im Budget priorisieren?
Empfang, Eröffnung, Jubiläum
Wenn der Schwerpunkt auf Stimmung und Image liegt, erfüllt Eventfotografie den größeren Zweck.
Wissenschaftliche Konferenz oder Workshop
Für einen Fokus auf Inhalte, Ergebnisse, und Transfer bringt Graphic Recording langfristig mehr Nutzen, obwohl die fotografische Dokumentation auch nicht komplett außer Acht gelassen werden sollte. Gerade bei Workshops oder Strategieformaten schätzen die Teilnehmenden es jedoch, wenn die Ergebnisse anschaulich festgehalten werden, weil die Früchte ihrer Arbeit so nicht verloren gehen können.
Innovations- oder Transformationsprozesse
Für die Strukturierung komplexer Inhalte ist Graphic Recording oft wertvoller als eine rein ästhetische Dokumentation, weswegen man hierbei meiner Meinung nach gut tut, auf Fotos zu verzichten. Denn sonst kann z. B. bei Team-Workshops das Gefühl entstehen, dass hier viel Wind um nichts gemacht wird, was dem Prozess schadet.
Wenn nur eines möglich ist
Die entscheidende Frage lautet dabei nicht: Was ist besser? Sondern: Was ist das Ziel der Veranstaltung?
Und beim Budget hört bekanntlich der Spaß auf. Stellen Sie sich deshalb im Vorfeld diese Fragen:
Soll die Veranstaltung eher repräsentativ oder ergebnisorientiert wirken?
Müssen Fördergeber vor allem sehen, dass etwas stattgefunden hat – oder was dabei entstanden ist?
Soll das Event primär Marketingzwecken dienen oder mehr der internen Weiterentwicklung?
Wie wollen wir die Ergebnisse im Nachgang verwenden?
In manchen Fällen kann Fotografie intern gehandhabt werden (z. B. durch Mitarbeiter:innen), während für inhaltliche Dokumentation professionelles Graphic Recording sinnvoller ist.
Der Mix macht’s
Wenn das Budget es zulässt, ergänzen sich beide Methoden optimal. Fotos zeigen Emotionen und Atmosphäre, Graphic Recording strukturiert und macht den inhaltlichen Kern sichtbar. In Kombination entsteht so ein vollständiges Bild der Veranstaltung.
Persönliche Einschätzung aus der Praxis
Ganz ehrlich: Nicht jede Veranstaltung braucht Graphic Recording. Ein Event mit wenig inhaltlicher Tiefe profitiert kaum davon und dann kann es schnell künstlich wirken. In dem Fall würde ich diese Veranstaltung lieber überspringen.
Andersherum ist es schade, wenn intensive Workshops oder wissenschaftliche Konferenzen nur durch unleserlich beschriftete Whiteboards dokumentiert werden. Gerade dort, wo Teilnehmende hart gearbeitet haben, wird es häufig besonders geschätzt, wenn ihre Ideen sichtbar bleiben.
Beide Methoden dokumentieren zwar Veranstaltungen, aber mit unterschiedlichem Fokus. Die Entscheidung sollte sich daher immer am Ziel der Veranstaltung orientieren. Wenn Sie neugierig sind, ob sich Graphic Recording für Ihre Veranstaltung eignet und wie man es am besten einsetzen kann, vereinbaren Sie ein unverbindliches Beratungsgespräch mit mir per Mail. Damit Sie sich das Ganze besser vorstellen können, finden Sie Arbeitsbeispiele von vergangenen Recordings in meinen Referenzen. Mit der richtigen Vorbereitung können Sie für Ihr Event die perfekte Entscheidung treffen – damit es noch lange über den Veranstaltungstag hinaus wirkt.